Tu negocio crece y necesitas ayuda. Contratar a tu primer empleado puede darte capacidad para atender más clientes, mejorar el servicio y dejar de asumir todas las tareas. Pero antes de fijar una fecha de incorporación conviene revisar las obligaciones que asumirás como empleador.
El salario es solo una parte de la decisión. También importan el convenio, la modalidad de contrato, la cotización y la organización del trabajo. Esta guía te ayuda a preparar la contratación con orden.
1. Define la necesidad y el puesto
Aclara qué tareas realizará la persona, qué jornada necesitas, dónde trabajará y quién organizará su actividad. No es lo mismo cubrir una necesidad estable que una situación temporal cuya causa deba justificarse.
Identifica el convenio colectivo aplicable y la clasificación profesional adecuada. El convenio puede regular salarios, jornada, descansos, complementos y periodo de prueba. No basta con elegir una cifra de sueldo porque encaje en el presupuesto.
2. Calcula el coste total, no solo el neto
El importe que recibe el trabajador en su cuenta no es el coste total para la empresa. La previsión debe contemplar salario bruto, cotizaciones empresariales y otros costes relacionados con el puesto, como equipos, formación o prevención de riesgos.
Trabaja con una estimación anual y su distribución mensual, teniendo en cuenta las pagas extraordinarias y los conceptos del convenio. No existe un porcentaje único que permita calcular todos los casos con precisión: influyen el contrato, la base de cotización, la actividad y las circunstancias concretas.
Si estudias una bonificación, comprueba sus requisitos antes de incorporarla al presupuesto. No des por hecho que te corresponde ni que puede mantenerse sin cumplir las condiciones exigidas.
3. Elige y documenta correctamente el contrato
La modalidad debe responder a la necesidad real. Una contratación temporal exige una causa válida y su adecuada justificación; no es una alternativa automática para probar si la incorporación funciona.
Revisa la jornada, las funciones, el salario, el centro de trabajo y, si procede, el periodo de prueba por escrito y dentro de los límites aplicables. Para el trabajo a distancia regular pueden existir obligaciones adicionales. Utilizar un modelo descargado sin adaptarlo al caso puede dejar condiciones importantes sin resolver.
4. Prepara la inscripción y el alta antes del inicio
Si es tu primera contratación, comprueba si necesitas tramitar la inscripción como empresario y el código de cuenta de cotización que corresponda. El alta del trabajador en la Seguridad Social debe realizarse antes del inicio de la prestación de servicios.
No esperes a que la persona complete su primer día para regularizar la situación. La comunicación del contrato al servicio público de empleo es otro trámite distinto y no sustituye el alta. Con carácter general, la comunicación se realiza en los diez días siguientes a su concertación.
5. Organiza las obligaciones del día a día
La contratación no termina con la firma. Prepara la elaboración y entrega de nóminas, las cotizaciones, las retenciones que correspondan y el registro diario de jornada. También debes organizar descansos y vacaciones, y atender las obligaciones de prevención de riesgos laborales según el puesto y la actividad.
Revisa cómo se custodiarán los datos personales y qué accesos necesitará la persona. Si va a utilizar equipos o atender clientes, conviene dejar claras las pautas de trabajo desde la incorporación.
Tres errores que conviene evitar
- Negociar un salario neto sin calcular el bruto y el coste empresarial.
- Elegir un contrato temporal sin una causa que lo justifique.
- Permitir que la persona empiece antes de tramitar el alta.
Qué preparar para tu asesoría
Facilita la actividad de la empresa, las funciones del puesto, el lugar de trabajo, la jornada prevista, la fecha de inicio y el presupuesto. Con esa información se puede revisar el encuadramiento y preparar la documentación necesaria.
En UB Asesores te ayudamos a planificar tu primera contratación y a organizar su gestión laboral. Consulta tu caso antes de fijar la incorporación y empieza con una previsión clara de costes y obligaciones.
Información general para España. Las condiciones concretas dependen del convenio, el puesto y la normativa aplicable.
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